نحن نبحث عنموظف استقبال / مساعد إداري ودود ومنظميتمتع بالاهتمام بالتفاصيل ليكون نقطة الاتصال الأولى للعملاءوالزوار. تشمل هذه الوظيفة إدارة أنشطة مكتب الاستقبال، ودعم المهامالإدارية، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة. يجب أن يمتلك المرشحالمثالي مهارات تواصل ممتازة، وموقفًا إيجابيًا، والقدرة على أداءمهام متعددة بفعالية في بيئة عمل سريعةالوتيرة.
المسؤولياتالرئيسية:
دعمالعملاء والزوار: الترحيب بالعملاء والزوار بطريقةودية ومساعدة الزوار في التنقل داخل المكتب. الإعلان عن وصول الزوارعند الضرورة.
الأمن والتحكم فيالوصول: ضمان أمن مكان العمل من خلال إصدار وتفتيشوجمع بطاقات الزوار، مع الاحتفاظ بسجلات دقيقةللزوار.
الدعمالإداري: التعامل مع مجموعة متنوعة من المهامالإدارية، بما في ذلك النسخ، وإرسال الفاكسات، وتسجيل الملاحظات،وترتيب خطط السفر.
إعداد قاعاتالاجتماعات والتدريب: تجهيز قاعات الاجتماعات والتدريبلضمان بيئة نظيفة ومنظمة وجاهزةللحضور.
إدارة الاتصالاتالهاتفية: الرد على المكالمات الهاتفية بطريقة مهنية،وتحويل المكالمات، وتوجيه الاستفسارات إلى الشخص أو القسمالمناسب.
الرسائلوالبريد: فرز وتوزيع البريد الوارد والبريد الإلكترونيوالمراسلات الأخرى.
دعمالفريق: مساعدة الزملاء في المهام الإدارية وأداءالواجبات الإدارية عندالحاجة.
خدمةالعملاء: تقديم خدمة عملاء استثنائية من خلال معالجةالاستفسارات والمخاوف بكفاءةومهنية.
تنسيقالمواعيد: جدولة المواعيد وإدارتها لضمان التنسيقالسلس.
إدارة الفريقالإداري: توظيف وتدريب وإدارة أعضاء الفريق الإداريالصغير ودعم تطويرهمالمهني.
المؤهلاتوالمهاراتالمطلوبة:
خبرة مثبتةكموظف استقبال، أو مساعد إداري، أو في دورمشابه.
قدرات تنظيمية ممتازة مع مهارات تعددالمهام.
مهارات تواصل شفهية وكتابيةقوية.
إجادة استخدام المعدات المكتبية مثل آلاتالتصوير والطابعات وأجهزة الفاكس.
الإلمام ببرامجالمكاتب (مثل مجموعة Microsoft Office) وأنظمةالهواتف.
القدرة على الحفاظ على السرية والمهنيةفي جميع الأوقات.
الخبراتالمفضلة:
الخبرةالسابقة في خدمة العملاء أو أدوار مكتب الاستقبال تعد ميزةإضافية.
يفضل وجود خبرة سابقة في إدارة الموظفينالمبتدئين.

المهاراتالمطلوبة
تنسيق المجموعة,إدارةالوقت
نوع التوظيف :Full-time
القسم / المجال المهني: لميذكر
الخبرة: سنوات
وظيفة شاغرة: 3
الراتبشهرياً الراتب: 1500 - 2000